Распоряжение администрации г. Красноярска от 07.05.2014 N 150-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 мая 2014 г. № 150-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска
от 29.10.2014 № 376-р)
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, на основании Государственных стандартов Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", в соответствии со статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска согласно приложению.
2. Руководителям органов администрации города обеспечить порядок подготовки, систематизации и сохранности документов, соблюдение правил их оформления в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска, ознакомить работников возглавляемых ими органов с положениями настоящей Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
Постановление администрации города от 30.12.2004 № 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 1 Постановления администрации города от 28.04.2005 № 266 "О внесении изменений в Постановления администрации города от 31.12.2004 № 610 и от 21.03.2005 № 131";
Распоряжение первого заместителя Главы города от 28.05.2009 № 33-орг "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 5 Распоряжения первого заместителя Главы города от 23.07.2009 № 47-орг "Об утверждении Инструкции по рассылке информационных сообщений в электронном виде";
Распоряжение администрации города от 19.05.2010 № 38-орг "О порядке организации контроля за исполнением поручений Главы города";
Распоряжение администрации города от 07.12.2011 № 173-р "О порядке применения факсимильной подписи Главы города";
Распоряжение администрации города от 26.02.2013 № 37-р "О внесении изменений в Постановление администрации города от 30.12.2004 № 610".
4. Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города на портале администрации города.
5. Настоящее Распоряжение вступает в силу по истечении 30 дней с даты его принятия.
6. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на первого заместителя Главы города - руководителя департамента Главы города Игнатенко А.Л.
Глава города
Э.Ш.АКБУЛАТОВ
Приложение
к Распоряжению
администрации города
от 7 мая 2014 г. № 150-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска
от 29.10.2014 № 376-р)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Государственными стандартами Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", федеральным, краевым законодательством, нормативными правовыми актами города в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, исполнению, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Красноярска (далее - администрация города) документов, в том числе в форме электронных документов.
1.2. При работе с документами, образующимися в деятельности администрации города и поступившими в администрацию города, используется система электронного документооборота.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации города осуществляется управлением делами администрации города.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов администрации города.
1.4. Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, их сохранность, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится в соответствии с положениями Инструкции и с учетом требований федерального законодательства в области защиты конфиденциальной информации.
1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа администрации города.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя.
1.8. Работники администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
информационный киоск администрации города - программный комплекс, размещенный в терминальных устройствах, имеющих сенсорную панель;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;
обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
портал (далее - Портал) - внутренний информационный web-ресурс корпоративной сети администрации города;
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ системы электронного документооборота, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
система электронного документооборота (далее - СЭД) - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;
служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, зарегистрированный в СЭД;
электронный документооборот - система автоматизации документооборота, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях.
II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы органов администрации города, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков - угловой и продольный.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
2.1.2. В администрации города используются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк правового акта: постановления, распоряжения администрации города, распоряжения руководителя администрации района в городе, приказа руководителя органа администрации города;
бланк письма - угловой и продольный.
Состав видов бланков, применяемых в администрации города, утверждается правовым актом администрации города. Шаблоны общего бланка и бланков писем размещены на Портале в разделе "Документационное обеспечение". Шаблоны бланков правовых актов размещены в подсистеме "Правовые акты" в СЭД.
2.1.3. Общий бланк используют для изготовления внутренних документов администрации города, в том числе внутренних служебных писем.
Общий бланк не применяется при подготовке правовых актов и исходящих служебных писем.
Реквизиты общего бланка администрации города:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления;
дата документа.
Место составления или издания документа не указывается, так как включено в название органа.
2.1.4. Реквизиты бланка правового акта:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления либо органа администрации города;
наименование вида правового акта.
2.1.5. Реквизиты бланка письма:
герб города Красноярска;
наименование органа;
справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, официального сайта и др.);
код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
дата, регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
2.1.6. Письма администрации города, подписываемые Главой города, первыми заместителями Главы города, заместителями Главы города, направляемые за рубеж, в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, известным и заслуженным деятелям и организациям по вопросам инвестиционных, финансовых, имущественных, правовых взаимоотношений, выполняются на бланках писем, изготовленных в типографии цветной печатью и пронумерованных.
Корреспонденция Главы города указанным адресатам оформляется в таких случаях на бланках цветной печати с изображением над гербом города золотой пятибашенной статусной короны, корреспонденция первых заместителей Главы города, заместителей Главы города - на бланках цветной печати, не содержащих изображения статусной короны.
Письма Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города, направляемые иным адресатам, оформляются на бланках черно-белой печати, не имеющих учетных номеров и выполненных средствами компьютерной техники или оперативной полиграфии.
2.1.7. Изготовление, хранение, выдачу и контроль за использованием цветных нумерованных бланков осуществляет управление делами администрации города.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.2. Общие требования к оформлению документов
2.2.1. Общие требования к оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями настоящей Инструкции.
2.2.2. Документы печатаются с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman № 14 (для правовых актов - № 15) и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.
Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет следующие размеры полей и колонтитулов:
верхнее и нижнее поле - 2,0 см;
левое поле - 3,0 см (для правовых актов - 3,5 см);
правое поле - 1,0 см;
колонтитулы: верхний и нижний - 1,27 см.
2.2.4. Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.
2.2.5. К оформлению приложений к документу в виде текста предъявляются те же требования, что и к основному документу.
2.2.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. Документы с приложениями имеют сквозную нумерацию.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
2.2.7. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
2.3. Оформление реквизитов документов
2.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов в администрации города устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления, органа администрации города;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
наименование документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
гриф согласования;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о конфиденциальности;
отметка "Срочно";
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты могут размещаться одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизита);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
2.3.2. Герб города Красноярска.
Изображение герба города помещают на бланках правовых актов и официальных писем.
2.3.3. Наименование органа местного самоуправления, органа администрации города - реквизит, входящий в состав бланка установленного образца, обозначающий орган, издавший документ.
2.3.4. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа (постановление, распоряжение, приказ) либо указывается исполнителем при подготовке документа (договоры, протоколы и т.д.).
Наименование вида документа не указывается в письмах.
2.3.5. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа" и "Справочные данные", обозначая его с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
2.3.6. Справочные данные.
Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
2.3.7. Адресат.
Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.
Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8,0 - 9,0 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование органа администрации города (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
указание инициалов и фамилии (в дательном падеже);
указание почтового адреса.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
Правительство
Красноярского края
Министерство экономики
и регионального развития
---------------------------------------------------------------------------
Если документ отправляют в несколько однородных органов администрации города, их следует указывать обобщенно, например:
---------------------------------------------------------------------------
Администрации районов
в городе Красноярске
---------------------------------------------------------------------------
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
---------------------------------------------------------------------------
Генеральному директору
ООО "Европа"
А.В. Иванову
---------------------------------------------------------------------------
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
---------------------------------------------------------------------------
Кравцову И.П.
ул. Промышленная, д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660032
---------------------------------------------------------------------------
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
КГБУК "Красноярский краевой
краеведческий музей"
ул. Дубровинского, д. 84,
г. Красноярск, 660049
---------------------------------------------------------------------------
Допускается отделять почтовый адрес от наименования организации (инициалов, фамилии) либо инициалы, фамилию должностного лица от наименования его должности дополнительным интервалом.
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый из четырех экземпляров такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.
При направлении писем постоянным адресатам (высшие органы государственной власти Российской Федерации и Красноярского края) их почтовый адрес не указывается.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:
для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
2.3.8. Датой документа является:
дата регистрации (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
11.11.2011
---------------------------------------------------------------------------
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
11 ноября 2011 года или 11 ноября 2011 г.
---------------------------------------------------------------------------
Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последним органом.
2.3.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа администрации города индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрация документов начинается с начала календарного года.
Регистрационный номер документа, составленного двумя или более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, регистрационный номер проставляется в соответствии с требованиями, установленными для определенного вида документа.
2.3.10. Наименование документа.
Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм.
Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа, например:
---------------------------------------------------------------------------
Постановление (о чем?) "Об утверждении Положения о порядке размещения
временных сооружений на территории города Красноярска".
Письмо (о чем?) "О представлении информации".
Должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста.
---------------------------------------------------------------------------
Наименование формируется, как правило, с помощью отглагольных существительных: "Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...".
Не рекомендуется ограничивать наименование документа только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий (например: "О Петрове Н.И.", "Об отделе бухгалтерского учета").
Наименование документа оформляется в границах, отведенных для размещения данного реквизита, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в наименованиях документов не допускаются.
Наименование в служебных письмах располагается через 2 - 3 межстрочных интервала после реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", печатается от левой границы текстового поля флаговым способом без абзацного отступа.
2.3.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка письма и размещается под регистрационным номером документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.3.12.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 мая 2014 г. № 150-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска
от 29.10.2014 № 376-р)
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, на основании Государственных стандартов Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", в соответствии со статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска согласно приложению.
2. Руководителям органов администрации города обеспечить порядок подготовки, систематизации и сохранности документов, соблюдение правил их оформления в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска, ознакомить работников возглавляемых ими органов с положениями настоящей Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
Постановление администрации города от 30.12.2004 № 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 1 Постановления администрации города от 28.04.2005 № 266 "О внесении изменений в Постановления администрации города от 31.12.2004 № 610 и от 21.03.2005 № 131";
Распоряжение первого заместителя Главы города от 28.05.2009 № 33-орг "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска";
пункт 5 Распоряжения первого заместителя Главы города от 23.07.2009 № 47-орг "Об утверждении Инструкции по рассылке информационных сообщений в электронном виде";
Распоряжение администрации города от 19.05.2010 № 38-орг "О порядке организации контроля за исполнением поручений Главы города";
Распоряжение администрации города от 07.12.2011 № 173-р "О порядке применения факсимильной подписи Главы города";
Распоряжение администрации города от 26.02.2013 № 37-р "О внесении изменений в Постановление администрации города от 30.12.2004 № 610".
4. Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города на портале администрации города.
5. Настоящее Распоряжение вступает в силу по истечении 30 дней с даты его принятия.
6. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на первого заместителя Главы города - руководителя департамента Главы города Игнатенко А.Л.
Глава города
Э.Ш.АКБУЛАТОВ
Приложение
к Распоряжению
администрации города
от 7 мая 2014 г. № 150-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска
от 29.10.2014 № 376-р)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Государственными стандартами Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", федеральным, краевым законодательством, нормативными правовыми актами города в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, исполнению, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Красноярска (далее - администрация города) документов, в том числе в форме электронных документов.
1.2. При работе с документами, образующимися в деятельности администрации города и поступившими в администрацию города, используется система электронного документооборота.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации города осуществляется управлением делами администрации города.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов администрации города.
1.4. Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, их сохранность, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится в соответствии с положениями Инструкции и с учетом требований федерального законодательства в области защиты конфиденциальной информации.
1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа администрации города.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя.
1.8. Работники администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия:
бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
информационный киоск администрации города - программный комплекс, размещенный в терминальных устройствах, имеющих сенсорную панель;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;
обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
портал (далее - Портал) - внутренний информационный web-ресурс корпоративной сети администрации города;
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ системы электронного документооборота, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
система электронного документооборота (далее - СЭД) - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;
служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, зарегистрированный в СЭД;
электронный документооборот - система автоматизации документооборота, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях.
II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы органов администрации города, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков - угловой и продольный.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
2.1.2. В администрации города используются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк правового акта: постановления, распоряжения администрации города, распоряжения руководителя администрации района в городе, приказа руководителя органа администрации города;
бланк письма - угловой и продольный.
Состав видов бланков, применяемых в администрации города, утверждается правовым актом администрации города. Шаблоны общего бланка и бланков писем размещены на Портале в разделе "Документационное обеспечение". Шаблоны бланков правовых актов размещены в подсистеме "Правовые акты" в СЭД.
2.1.3. Общий бланк используют для изготовления внутренних документов администрации города, в том числе внутренних служебных писем.
Общий бланк не применяется при подготовке правовых актов и исходящих служебных писем.
Реквизиты общего бланка администрации города:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления;
дата документа.
Место составления или издания документа не указывается, так как включено в название органа.
2.1.4. Реквизиты бланка правового акта:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления либо органа администрации города;
наименование вида правового акта.
2.1.5. Реквизиты бланка письма:
герб города Красноярска;
наименование органа;
справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, официального сайта и др.);
код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
дата, регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
2.1.6. Письма администрации города, подписываемые Главой города, первыми заместителями Главы города, заместителями Главы города, направляемые за рубеж, в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, известным и заслуженным деятелям и организациям по вопросам инвестиционных, финансовых, имущественных, правовых взаимоотношений, выполняются на бланках писем, изготовленных в типографии цветной печатью и пронумерованных.
Корреспонденция Главы города указанным адресатам оформляется в таких случаях на бланках цветной печати с изображением над гербом города золотой пятибашенной статусной короны, корреспонденция первых заместителей Главы города, заместителей Главы города - на бланках цветной печати, не содержащих изображения статусной короны.
Письма Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города, направляемые иным адресатам, оформляются на бланках черно-белой печати, не имеющих учетных номеров и выполненных средствами компьютерной техники или оперативной полиграфии.
2.1.7. Изготовление, хранение, выдачу и контроль за использованием цветных нумерованных бланков осуществляет управление делами администрации города.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.2. Общие требования к оформлению документов
2.2.1. Общие требования к оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями настоящей Инструкции.
2.2.2. Документы печатаются с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman № 14 (для правовых актов - № 15) и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.
Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет следующие размеры полей и колонтитулов:
верхнее и нижнее поле - 2,0 см;
левое поле - 3,0 см (для правовых актов - 3,5 см);
правое поле - 1,0 см;
колонтитулы: верхний и нижний - 1,27 см.
2.2.4. Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.
2.2.5. К оформлению приложений к документу в виде текста предъявляются те же требования, что и к основному документу.
2.2.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. Документы с приложениями имеют сквозную нумерацию.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
2.2.7. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
2.3. Оформление реквизитов документов
2.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов в администрации города устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:
герб города Красноярска;
наименование органа местного самоуправления, органа администрации города;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
наименование документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
гриф утверждения;
гриф согласования;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о конфиденциальности;
отметка "Срочно";
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты могут размещаться одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизита);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
2.3.2. Герб города Красноярска.
Изображение герба города помещают на бланках правовых актов и официальных писем.
2.3.3. Наименование органа местного самоуправления, органа администрации города - реквизит, входящий в состав бланка установленного образца, обозначающий орган, издавший документ.
2.3.4. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа (постановление, распоряжение, приказ) либо указывается исполнителем при подготовке документа (договоры, протоколы и т.д.).
Наименование вида документа не указывается в письмах.
2.3.5. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа" и "Справочные данные", обозначая его с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
2.3.6. Справочные данные.
Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
2.3.7. Адресат.
Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.
Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8,0 - 9,0 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование органа администрации города (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
указание инициалов и фамилии (в дательном падеже);
указание почтового адреса.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
Правительство
Красноярского края
Министерство экономики
и регионального развития
---------------------------------------------------------------------------
Если документ отправляют в несколько однородных органов администрации города, их следует указывать обобщенно, например:
---------------------------------------------------------------------------
Администрации районов
в городе Красноярске
---------------------------------------------------------------------------
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
---------------------------------------------------------------------------
Генеральному директору
ООО "Европа"
А.В. Иванову
---------------------------------------------------------------------------
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
---------------------------------------------------------------------------
Кравцову И.П.
ул. Промышленная, д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660032
---------------------------------------------------------------------------
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
КГБУК "Красноярский краевой
краеведческий музей"
ул. Дубровинского, д. 84,
г. Красноярск, 660049
---------------------------------------------------------------------------
Допускается отделять почтовый адрес от наименования организации (инициалов, фамилии) либо инициалы, фамилию должностного лица от наименования его должности дополнительным интервалом.
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый из четырех экземпляров такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.
При направлении писем постоянным адресатам (высшие органы государственной власти Российской Федерации и Красноярского края) их почтовый адрес не указывается.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:
для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
2.3.8. Датой документа является:
дата регистрации (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
11.11.2011
---------------------------------------------------------------------------
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом.
Пример:
---------------------------------------------------------------------------
11 ноября 2011 года или 11 ноября 2011 г.
---------------------------------------------------------------------------
Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последним органом.
2.3.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа администрации города индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрация документов начинается с начала календарного года.
Регистрационный номер документа, составленного двумя или более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, регистрационный номер проставляется в соответствии с требованиями, установленными для определенного вида документа.
2.3.10. Наименование документа.
Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм.
Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа, например:
---------------------------------------------------------------------------
Постановление (о чем?) "Об утверждении Положения о порядке размещения
временных сооружений на территории города Красноярска".
Письмо (о чем?) "О представлении информации".
Должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста.
---------------------------------------------------------------------------
Наименование формируется, как правило, с помощью отглагольных существительных: "Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...".
Не рекомендуется ограничивать наименование документа только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий (например: "О Петрове Н.И.", "Об отделе бухгалтерского учета").
Наименование документа оформляется в границах, отведенных для размещения данного реквизита, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в наименованиях документов не допускаются.
Наименование в служебных письмах располагается через 2 - 3 межстрочных интервала после реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", печатается от левой границы текстового поля флаговым способом без абзацного отступа.
2.3.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка письма и размещается под регистрационным номером документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.3.12.