Приказ министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края от 29.09.2014 N 1/1008-од "Об утверждении инструкции по делопроизводству"
МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 29 сентября 2014 г. № 1/1008-од
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", Постановлением Правительства Красноярского края от 31.07.2008 № 12-п "Об утверждении Положения о министерстве природных ресурсов и экологии Красноярского края" с целью совершенствования организации и ведения делопроизводства и установления единых правил работы с документами приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края согласно приложению к настоящему Приказу.
2. Заместителям министра, начальникам отделов министерства обеспечить организацию и ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
пункты 1, 3, 4 Приказа министерства природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края от 01.09.2011 № 183-о;
Приказ министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края от 05.09.2013 № 247-о;
пункты 1, 2, 4, 5, 6 Приказа агентства лесной отрасли Красноярского края от 03.11.2011 № 4080 "Об утверждении инструкции по делопроизводству";
Приказ службы по контролю в сфере природопользования Красноярского края от 30.12.2011 № спр/ю-0043-ос "Об утверждении инструкции по делопроизводству в службе по контролю в сфере природопользования Красноярского края";
Приказ службы по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания Красноярского края от 22.03.2012 № 35-о.
4. Опубликовать Приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru).
5. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Исполняющий обязанности министра
Е.В.ВАВИЛОВА
Приложение
к Приказу
министерства природных
ресурсов и экологии
Красноярского края
от 29 сентября 2014 г. № 1/1008-од
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края (далее - министерство) документов, в том числе в форме электронных документов, совершенствования делопроизводства в министерстве, повышения эффективности деятельности.
1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено иными правовыми актами.
1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. В министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в министерстве осуществляется специалистами отдела организационной и контрольно-аналитической деятельности, ответственными за ведение делопроизводства (далее - специалисты отдела).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
2.1.2. В документообороте министерства выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
2.1.3. В министерстве используется смешанная форма организации делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется специалистами отдела.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель - министр или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими края, которым переданы отдельные полномочия приказом министерства.
2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий края в министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в министерство:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы при личном приеме.
2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется специалистами отдела.
2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов.
2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Передача телефонограмм специалистам отдела, принятых (переданных) исполнителями, для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).
2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается специалистами отдела отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 3 дней в 3 экземплярах, один из которых остается в министерстве, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.
В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней в 2 экземплярах, один из которых хранится в министерстве, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.
Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.
2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
распределения обязанностей между руководителями;
положений о структурных подразделениях министерства;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации - получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Примерная форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в министерстве включает в себя:
буквенный индекс МПР;
дробь (/);
цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра:
1 - министр;
2 - заместитель министра, курирующий вопросы в областях радиационной безопасности, охраны атмосферного воздуха, обращения с отходами, организации и проведения государственной экологической экспертизы, а также в области охраны окружающей среды; вопросы корректировки платы за негативное воздействие на окружающую среду; в области воинского учета, организации и обеспечения мобилизационной подготовки и мобилизации, гражданской обороны, предупреждения чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в министерстве;
3 - заместитель министра, курирующий вопросы формирования бюджета Красноярского края, государственной программы Красноярского края по вопросам охраны окружающей среды и природопользования и государственной программы развития лесного комплекса, материально-технического обеспечения деятельности министерства, осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, составления бюджетной отчетности министерства, осуществления внутреннего финансового контроля в отношении государственных учреждений, подведомственных министерству или в отношении которых министерство осуществляет функции и полномочия учредителя, вопросы энергосбережения и повышения энергоэффективности в Красноярском крае, вопросы защиты информации в министерстве;
4 - заместитель министра, курирующий вопросы в области водных отношений, в области безопасности гидротехнических сооружений, территориального планирования, в сфере недропользования;
5 - заместитель министра, курирующий вопросы в области лесных отношений, вопросы организации и проведения государственной экспертизы проектов освоения лесов, охраны лесов (в том числе осуществления мер пожарной безопасности и тушения лесных пожаров), защиты (за исключением лесопатологического мониторинга), воспроизводства (за исключением лесного семеноводства) на землях лесного фонда; вопросы обеспечения предоставления среднего профессионального образования, дополнительного профессионального образования в краевом государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования "Дивногорский лесхоз-техникум"; рассмотрения отчетов, предоставленных инвесторами, реализующими приоритетные инвестиционные проекты в области лесных отношений;
6 - заместитель министра, курирующий вопросы осуществления регионального государственного экологического надзора при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, осуществления на землях лесного фонда федерального государственного лесного надзора (лесной охраны), федерального государственного пожарного надзора в лесах; вопросы осуществления контроля за организацией деятельности пунктов приема и отгрузки древесины на территории Красноярского края, а также транспортировки древесины на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за соблюдением законодательства об экологической экспертизе при осуществлении хозяйственной и иной деятельности на объектах, подлежащих региональному государственному экологическому надзору, осуществляемому министерством; вопросы в сфере недропользования (в части вопросов предоставления права пользования участками недр местного значения, обеспечения функционирования системы лицензирования, согласования нормативов потерь общераспространенных полезных ископаемых, превышающих по величине нормативы, утвержденные в составе проектной документации, выдачи разрешений на выполнение работ по геологическому изучению недр на землях лесного фонда без предоставления лесного участка, если выполнение таких работ не влечет за собой проведение рубок лесных насаждений), в области охраны атмосферного воздуха (в части выдачи разрешений на выбросы вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный воздух).
7 - заместитель министра, курирующий вопросы в областях использования, охраны и воспроизводства объектов животного мира, в том числе охотничьих ресурсов, а также водных биологических ресурсов, сохранения биологического разнообразия, организации и функционирования особо охраняемых природных территорий краевого значения; вопросы осуществления федерального государственного надзора в области охраны и использования объектов животного мира и среды их обитания на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за использованием капканов и других устройств, используемых при осуществлении охоты, осуществления контроля за оборотом продукции охоты; вопросы ведения государственного учета численности объектов животного мира, государственного мониторинга и государственного кадастра объектов животного мира, прогнозирования состояния животного мира в пределах края; вопросы организации и регулирования промышленного, любительского и спортивного рыболовства, рыболовства в целях обеспечения традиционного образа жизни и осуществления традиционной хозяйственной деятельности коренных малочисленных народов, проживающих на территории Красноярского края;
порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
буквенный индекс МПР;
дробь (/);
цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра;
порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ специалистом, осуществляющим его регистрацию.
2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);
зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем министерства по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
В случае поступления идентичного зарегистрированному ранее документу вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции. При этом номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа. Кроме того, на вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр".
В электронную регистрационную карточку вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов.
2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются для регистрации.
2.5. Отправка исходящей документации
2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые министерством. Документы, не связанные с деятельностью министерства, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно.
2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется специалистами отдела после их регистрации.
2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:
точных адресов отправки с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;
подписи руководителя;
ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.
2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи.
Исходящая корреспонденция сканируется специалистами отдела перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в министерстве и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства.
2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.5.7. Прием документов для отправки через почтовое отделение связи осуществляется до 15.00. Если документ поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.
Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.
2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.
Форма реестра приведена в приложении № 4.
2.5.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.
2.5.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в министерстве;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".
Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в министерство, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.
После подписания документы передаются на регистрацию.
2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. Документу присваивается регистрационный номер, состоящий из:
буквенный индекс - СЛ;
порядковый номер в пределах календарного года.
2.6.4. Передача внутренней документации между руководителями и начальниками отделов осуществляется через специалистов отдела, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
3.1.2. При подготовке документов органа исполнительной власти края используются бланки документов:
бланк приказа;
бланк письма органа исполнительной власти края;
бланк письма руководителя - министра;
другие бланки.
Бланки утверждаются в инструкции по делопроизводству министерства.
Образцы бланков приведены в приложениях № 5, 6.
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times № ew Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц;
--------------------------------
<1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.
с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов <2>.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>.
--------------------------------
<2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.
<3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:
герб края;
наименование министерства;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные об министерстве;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка "Срочно".
3.3.1.1. Герб края
Изображение герба края помещают на бланках писем органа исполнительной власти края в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.
3.3.1.2. Наименование министерства
Наименование министерства - автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве.
3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц (например, бланк письма министра, бланк письма других руководителей, которым предоставлено право использовать бланки).
Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти края.
3.3.1.4. Подпись должностного лица
Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).
Например:
Министр
природных ресурсов
и экологии Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность".
При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу органа исполнительной власти края подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.
Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.
Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (приложение № 7).
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
Министр Министр
природных ресурсов культуры
и экологии Красноярского
Красноярского края края
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа бланки писем не используют.
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Министр природных
ресурсов и экологии
Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер -
начальник отдела подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия
3.3.1.5. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.1.6. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.
3.3.1.7. Справочные данные о министерстве
Справочные данные о министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения.
3.3.1.8. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:
Правительство Красноярского края
наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:
ООО "Центр расчетов и инвестиций
Красноярск 2020"
Отдел финансового контроля
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:
Первому заместителю Губернатора
Красноярского края - председателю
Правительства Красноярского края
И.О. Фамилия
почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
органы государственной власти края и иные государственные органы края;
органы местного самоуправления муниципальных образований края.
В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Рудакову О.В.
Ленина ул., д. 125, кв. 12
г. Минусинск
Красноярский край
662600
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.
3.3.1.9. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо специалистами в соответствии с положениями Инструкции.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2014.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2014 года или 01 января 2014 г.
Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся министерством с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.3.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной инструкцией по делопроизводству министерства.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, за исключением правового акта министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.
3.3.1.11. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм;
приказов органов исполнительной власти края индивидуального характера.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования и науки Красноярского края".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах нормативных правовых актов министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).
3.3.1.12.
МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ
КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 29 сентября 2014 г. № 1/1008-од
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", Постановлением Правительства Красноярского края от 31.07.2008 № 12-п "Об утверждении Положения о министерстве природных ресурсов и экологии Красноярского края" с целью совершенствования организации и ведения делопроизводства и установления единых правил работы с документами приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края согласно приложению к настоящему Приказу.
2. Заместителям министра, начальникам отделов министерства обеспечить организацию и ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
пункты 1, 3, 4 Приказа министерства природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края от 01.09.2011 № 183-о;
Приказ министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края от 05.09.2013 № 247-о;
пункты 1, 2, 4, 5, 6 Приказа агентства лесной отрасли Красноярского края от 03.11.2011 № 4080 "Об утверждении инструкции по делопроизводству";
Приказ службы по контролю в сфере природопользования Красноярского края от 30.12.2011 № спр/ю-0043-ос "Об утверждении инструкции по делопроизводству в службе по контролю в сфере природопользования Красноярского края";
Приказ службы по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания Красноярского края от 22.03.2012 № 35-о.
4. Опубликовать Приказ на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru).
5. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Исполняющий обязанности министра
Е.В.ВАВИЛОВА
Приложение
к Приказу
министерства природных
ресурсов и экологии
Красноярского края
от 29 сентября 2014 г. № 1/1008-од
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства природных ресурсов и экологии Красноярского края (далее - министерство) документов, в том числе в форме электронных документов, совершенствования делопроизводства в министерстве, повышения эффективности деятельности.
1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено иными правовыми актами.
1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. В министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в министерстве осуществляется специалистами отдела организационной и контрольно-аналитической деятельности, ответственными за ведение делопроизводства (далее - специалисты отдела).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
2.1.2. В документообороте министерства выделяются следующие документопотоки:
входящая документация;
исходящая документация;
внутренняя документация.
2.1.3. В министерстве используется смешанная форма организации делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется специалистами отдела.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель - министр или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими края, которым переданы отдельные полномочия приказом министерства.
2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий края в министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в министерство:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы при личном приеме.
2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется специалистами отдела.
2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов.
2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Передача телефонограмм специалистам отдела, принятых (переданных) исполнителями, для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).
2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.
Документ возвращается специалистами отдела отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.
В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 3 дней в 3 экземплярах, один из которых остается в министерстве, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.
В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней в 2 экземплярах, один из которых хранится в министерстве, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.
Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.
2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.4. Регистрация документов
2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
распределения обязанностей между руководителями;
положений о структурных подразделениях министерства;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации - получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в министерство.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Примерная форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в министерстве включает в себя:
буквенный индекс МПР;
дробь (/);
цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра:
1 - министр;
2 - заместитель министра, курирующий вопросы в областях радиационной безопасности, охраны атмосферного воздуха, обращения с отходами, организации и проведения государственной экологической экспертизы, а также в области охраны окружающей среды; вопросы корректировки платы за негативное воздействие на окружающую среду; в области воинского учета, организации и обеспечения мобилизационной подготовки и мобилизации, гражданской обороны, предупреждения чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в министерстве;
3 - заместитель министра, курирующий вопросы формирования бюджета Красноярского края, государственной программы Красноярского края по вопросам охраны окружающей среды и природопользования и государственной программы развития лесного комплекса, материально-технического обеспечения деятельности министерства, осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд, составления бюджетной отчетности министерства, осуществления внутреннего финансового контроля в отношении государственных учреждений, подведомственных министерству или в отношении которых министерство осуществляет функции и полномочия учредителя, вопросы энергосбережения и повышения энергоэффективности в Красноярском крае, вопросы защиты информации в министерстве;
4 - заместитель министра, курирующий вопросы в области водных отношений, в области безопасности гидротехнических сооружений, территориального планирования, в сфере недропользования;
5 - заместитель министра, курирующий вопросы в области лесных отношений, вопросы организации и проведения государственной экспертизы проектов освоения лесов, охраны лесов (в том числе осуществления мер пожарной безопасности и тушения лесных пожаров), защиты (за исключением лесопатологического мониторинга), воспроизводства (за исключением лесного семеноводства) на землях лесного фонда; вопросы обеспечения предоставления среднего профессионального образования, дополнительного профессионального образования в краевом государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования "Дивногорский лесхоз-техникум"; рассмотрения отчетов, предоставленных инвесторами, реализующими приоритетные инвестиционные проекты в области лесных отношений;
6 - заместитель министра, курирующий вопросы осуществления регионального государственного экологического надзора при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, осуществления на землях лесного фонда федерального государственного лесного надзора (лесной охраны), федерального государственного пожарного надзора в лесах; вопросы осуществления контроля за организацией деятельности пунктов приема и отгрузки древесины на территории Красноярского края, а также транспортировки древесины на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за соблюдением законодательства об экологической экспертизе при осуществлении хозяйственной и иной деятельности на объектах, подлежащих региональному государственному экологическому надзору, осуществляемому министерством; вопросы в сфере недропользования (в части вопросов предоставления права пользования участками недр местного значения, обеспечения функционирования системы лицензирования, согласования нормативов потерь общераспространенных полезных ископаемых, превышающих по величине нормативы, утвержденные в составе проектной документации, выдачи разрешений на выполнение работ по геологическому изучению недр на землях лесного фонда без предоставления лесного участка, если выполнение таких работ не влечет за собой проведение рубок лесных насаждений), в области охраны атмосферного воздуха (в части выдачи разрешений на выбросы вредных (загрязняющих) веществ в атмосферный воздух).
7 - заместитель министра, курирующий вопросы в областях использования, охраны и воспроизводства объектов животного мира, в том числе охотничьих ресурсов, а также водных биологических ресурсов, сохранения биологического разнообразия, организации и функционирования особо охраняемых природных территорий краевого значения; вопросы осуществления федерального государственного надзора в области охраны и использования объектов животного мира и среды их обитания на территории Красноярского края; вопросы осуществления контроля за использованием капканов и других устройств, используемых при осуществлении охоты, осуществления контроля за оборотом продукции охоты; вопросы ведения государственного учета численности объектов животного мира, государственного мониторинга и государственного кадастра объектов животного мира, прогнозирования состояния животного мира в пределах края; вопросы организации и регулирования промышленного, любительского и спортивного рыболовства, рыболовства в целях обеспечения традиционного образа жизни и осуществления традиционной хозяйственной деятельности коренных малочисленных народов, проживающих на территории Красноярского края;
порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
буквенный индекс МПР;
дробь (/);
цифровой индекс приемной министра, курирующего заместителя министра;
порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ специалистом, осуществляющим его регистрацию.
2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);
зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем министерства по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
В случае поступления идентичного зарегистрированному ранее документу вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции. При этом номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа. Кроме того, на вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр".
В электронную регистрационную карточку вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов.
2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются для регистрации.
2.5. Отправка исходящей документации
2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые министерством. Документы, не связанные с деятельностью министерства, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
средствами электросвязи;
нарочно.
2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется специалистами отдела после их регистрации.
2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:
точных адресов отправки с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;
подписи руководителя;
ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.
2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи.
Исходящая корреспонденция сканируется специалистами отдела перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.
2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в министерстве и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства.
2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.5.7. Прием документов для отправки через почтовое отделение связи осуществляется до 15.00. Если документ поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.
Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.
2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.
Форма реестра приведена в приложении № 4.
2.5.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.
2.5.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в министерстве;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".
Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в министерство, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.
После подписания документы передаются на регистрацию.
2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. Документу присваивается регистрационный номер, состоящий из:
буквенный индекс - СЛ;
порядковый номер в пределах календарного года.
2.6.4. Передача внутренней документации между руководителями и начальниками отделов осуществляется через специалистов отдела, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
3.1.2. При подготовке документов органа исполнительной власти края используются бланки документов:
бланк приказа;
бланк письма органа исполнительной власти края;
бланк письма руководителя - министра;
другие бланки.
Бланки утверждаются в инструкции по делопроизводству министерства.
Образцы бланков приведены в приложениях № 5, 6.
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times № ew Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц;
--------------------------------
<1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.
с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов <2>.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>.
--------------------------------
<2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.
<3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:
герб края;
наименование министерства;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные об министерстве;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указание по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка "Срочно".
3.3.1.1. Герб края
Изображение герба края помещают на бланках писем органа исполнительной власти края в соответствии с Законом края от 12.02.1999 № 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.
3.3.1.2. Наименование министерства
Наименование министерства - автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве.
3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц (например, бланк письма министра, бланк письма других руководителей, которым предоставлено право использовать бланки).
Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти края.
3.3.1.4. Подпись должностного лица
Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).
Например:
Министр
природных ресурсов
и экологии Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность".
При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу органа исполнительной власти края подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.
Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.
Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (приложение № 7).
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
Министр Министр
природных ресурсов культуры
и экологии Красноярского
Красноярского края края
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа бланки писем не используют.
При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Министр природных
ресурсов и экологии
Красноярского края подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер -
начальник отдела подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия
3.3.1.5. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.1.6. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.
3.3.1.7. Справочные данные о министерстве
Справочные данные о министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения.
3.3.1.8. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:
Правительство Красноярского края
наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:
ООО "Центр расчетов и инвестиций
Красноярск 2020"
Отдел финансового контроля
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:
Первому заместителю Губернатора
Красноярского края - председателю
Правительства Красноярского края
И.О. Фамилия
почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
органы государственной власти края и иные государственные органы края;
органы местного самоуправления муниципальных образований края.
В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Рудакову О.В.
Ленина ул., д. 125, кв. 12
г. Минусинск
Красноярский край
662600
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.
3.3.1.9. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
дата утверждения (план, отчет и другое).
Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо специалистами в соответствии с положениями Инструкции.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.
Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2014.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.
Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2014 года или 01 января 2014 г.
Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся министерством с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.3.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной инструкцией по делопроизводству министерства.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, за исключением правового акта министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.
3.3.1.11. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);
телеграмм;
приказов органов исполнительной власти края индивидуального характера.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования и науки Красноярского края".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах нормативных правовых актов министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).
3.3.1.12.